职场新人必修课 | 如何用一份会议纪要轻松赢得领导的赞赏
日期:2018-07-11 浏览

职场新人必修课 | 如何用一份会议纪要轻松赢得领导的赞赏

文 | 红尘笑笑生

 

会议纪要是职场中使用频率相当高的公文之一。


但即使工作很多年,我也一直没有意识到写一份逻辑清晰、简洁明了的会议纪要有什么重要,只是一直有点纳闷,一些重要会议或与合作方的重要会谈,领导都习惯点名让我做会议纪要,甚至有时会议与我的工作毫无关系也要让我列席参加---一直到我因为一份会议纪要受到空降领导的赞赏。


空降的常务副总经理点名让我参与另一个事业部的业务讨论,他解释是“看了你前几天写的会议纪要,逻辑清楚,思维缜细,重点突出,没有废话,一看就是一个逻辑思考能力特别强的人,所以特地把你叫过来参与讨论“。这是第一次因为会议纪要被人夸,我也突然明白为啥以前领导都爱点名让我做会议纪要了。


那么怎么才能作出一份出色的会议纪要呢?这是有套路可循的,今天我就把自己的经验分享给你。


明白纪要实质,把握工作重点


会议纪要的实质是什么?如顶级咨询公司出身的大石哲之在《靠谱:顶尖咨询师教你的工作基本功》所说的:会议记录就是将决策落实到文字作为日后的依据。一份出色的会议纪要通过简洁的文字,让即使没有参加会议的人也能够清楚了解与会人员就什么主题进行了讨论;涉及的主要议题有哪些;在各议题下,主要的与会人员的观点和主张,最后达成了什么共识,还有哪些事悬而未决需要进一步讨论;根据决议安排了哪些后续工作,这些工作由谁来负责,什么时候完成。简而言之,就是讨论了什么事情达成了什么决议安排了哪些后续工作。


既是作为日后的依据,则除了内容上我们需要按照以上的框架进行整理外,还有一个重点就是会议纪要正式发布前须经相关人员确认,确保无遗漏,无错误,以作为正式的公文发布。



巧用纪要模板,让它显得更专业

明白了会议纪要需要包括的核心内容,我们就可以制作会议纪要模板,对记录内容运用结构化思维的方式进行整理,从形式上看上去也更专业。


以下为我常用的会议纪要模板,大家可以此为框架,每次撰写会议纪要时直接调用。


会议纪要模板包括以下几方面内容:


1、 会议主题:需要用精炼的语言概括出会议参与方及会议主题并附上会议时间,此会议主题也可直接用作文件名。如:A公司-B公司OTT联营体合作洽谈会议纪要20130321,**视讯咪咕业务启动沟通会会议纪要20150930。既便于与会者当前了解核心信息,也便于分类归档和历史查找。


2、 会议时间、会议地点、与会人员:如果有重要人员因故缺席,需要在与会人员处备注加以说明,以便事后查询。


3、 会议议题(议程):会议主题下的分项事宜,指会议所讨论的内容、中心、主题,一般一场组织得比较规范的会议都会事先确定会议的核心议题,并在会议开始时予以说明。


这个可以提前找会议组织者了解,也可以通过主持人介绍来提炼。但在实际会议中,经常会出现跑题的现象,所以撰写会议纪要时要特别注意,会议议题一定是与会议主题相关的。如果与主题无关,即使讨论得再热烈,也不应该出现在会议议题项中,如果涉及到重要领导的意见或指示,可在会议纪要最后另行说明。


4、 会议内容:这栏主要反映针对会议议题与会人员陈述的事实和数据、表达的观点、提出的主张—它们都是作出最后决策的依据和证明。


这块的要求是逻辑清楚、信息全面、简明扼要


逻辑清楚:具体内容需要按照会议议题分类归纳总结,新人最容易犯的错就如大石哲之所说“将会议记录写成发言记录”。 在议事规则不是很建全的公司,会议议题交错、混杂或跑题的情况时有发生,这种情况下,“新人将时这些意见按照时间顺序原原本本记录下来,就像把会议录音转成文字一样—这样的记录是不合适的。”正确的作法是按照会议议题的顺序,将不同的与会人员对于该议题所报告的事实、数据、观点和主张整理归纳在一起,这样即使没有参会的人员看到此会议纪要也对讨论的情况一目了然。与议题无关的讨论可以忽略不记。


信息全面:就是不能遗漏重要的信息。哪些信息是重要的呢?领导的观点和主张、作为决策依据的事实和数据、项目关键人员的观点和主张。如何避免遗漏:可对会议内容进行录音,撰写完毕后回听录音进行比对;也可以向相关人员确认。


简明扼要:有两重含义,一是只记录与会人员陈述的与议题相关的事实和数据,表达的观点、提出的主张,他们都是会议决策的依据,没有实质内容的流水帐似的发言及与议题无关的内容都可忽略不记;二是使用书面语言,提炼与会者表达的核心内容,让内容尽量精炼,而不是直接引用与会者的口语表达。


5、 会议决议:即针对讨论的议题达成的共识,做出的决策(也包括针对悬而未决的事宜做出的决定)。这方面内容需从与会决策领导或主持人的总结陈词中去抓取和提炼,一定是经决策领导或主持人确认的,而不是一般与会者的主张,即使大多数的人在会议讨论时都赞成,但最后与会的决策领导没有明确表态,也不能视之为会议决议。


6、 工作安排及执行计划:即对于下一阶段相应工作的安排,包括要做的事情、负责人、参与人,时间计划。这有两种整理方式,一是以事为主体,列出需要完成的工作及对应的负责人,参与人,要求的时间计划,适用于事项较多,且事与事之间无交叉的情况;二是以人为主体,列出每个人需要承担的工作细项及时间要求,这特别适用于单一的项目管理,每个人承担事项中的多项环节,这种方式可以让与会者对于自己会后需要落实的工作一目了然。


会议纪要中把以上的内容记录齐全,就不会有什么问题了。


把握关键环节,让它输出准确高效


会议纪要如何才能准确高效地输出呢?只要把握住会前、会中、会后三个环节即可。


会前:1、找会议组织者了解会议主题、会议议题,核心的与会者,这样就可以提前预知会议中哪些是核心内容、哪些人的发言需要特别关注;2、尽可能提前获取与会者的发言资料或背景资料;3、准备录音笔,将每个会议主题准备一张A4纸。


会中:1、关注主持人、决策者、核心与会者的发言内容;2、将与会者,尤其是核心与会者发言涉及的事实与数据、表达的观点、提出的主张分别记录在对应的会议主题的A4纸上,节省后期整理的时间。3、如果打字速度较快,可以直接用电脑进行会议素材的记录,节省后期输入到电脑的时间。


会后:1、使用会议纪要的模板,根据记录的内容进行会议纪要整理;2、回听会议纪要录音,看是否有重要信息遗漏;正式发送前,请与会关键人员协助确认是否有遗漏或需修订;3、涉及重大项目或与外部公司会谈的会议纪要,一定要提交直接主管确认。



把握核心要点,针对情况灵活应用


一般的会议我们可以直接使用会议纪要的模板来整理,但在了解会议纪要工作的实质后,针对特殊项目,我们则可以将各部分内容顺序灵活调整,更加突出重点。


比如与合作伙伴就战略合作展开讨论,最后达成了合作框架,在这个会议纪要中,大家最关心的问题是最后达成的决议。则在时间、地点、参与人、议题后,就可以将会议达成的合作框架内容(会议决策)放在最前面,也就是先讲结论,接下来就是沟通中各方各议题的主要观点陈列,实质就是做出决策的依据,后面则是接下来的工作安排。


如何用会议纪要轻松赢得领导的赞赏你学会了吗?这些只是职场基本功,却能让我们受用终生,我们最后的成功都来自于这些基础细节的积累。